Das digitale Diktiergerät ist ein persönliches Arbeitsinstrument und erfordert entsprechende Konfigurationen. So werden etwa der Name des Autors, benötigte Arbeitsarten oder verschiedene Ordner auf dem Gerät angelegt. Ausserdem arbeitet jedes Diktiergerät mit einer so genannten Firmware, vergleichbar mit der Gerätesoftware eines Mobiltelefons. Die Firmware sollte periodisch aktualisiert werden. In kleineren Arbeitsumgebungen ist die Konfiguration der Geräte keine zeitraubende Angelegenheit. Die Geräte werden an den PC angeschlossen, die aktuellen Einstellungen und Firmware-Version auf das Gerät geladen – fertig. Anders stellt sich die Situation bei Dutzenden von Diktiergeräten dar, wobei der Wartungsaufwand für die Hardware erheblich grösser ist. Hier gilt es, den Support und die Wartung für die Endgeräte soweit möglich zu automatisieren, um den Aufwand für die Informatik überschaubar zu halten und Probleme bei der Hardware zu vermindern.