Die Technologie des digitalen Diktierens bietet die Möglichkeit, gesprochene Diktate als Datensatz übers interne oder externe Netzwerk ans Sekretariat zu versenden (dies im Gegensatz zu den veralteten analogen Kassetten-Diktiergeräten). Das Diktat wird danach durch das Sekretariat geöffnet und abgetippt oder alternativ durch eine Spracherkennungssoftware in Text umgesetzt. Im heutigen Arbeitsumfeld, etwa in der Medizin oder anderen „diktierintensiven“ Bereichen, ist das rasche Bereitstellen von Patienten- oder Kundeninformationen sehr wichtig. Die heutigen IT-Infrastrukturen unterstützen die rasche Bereitstellung von relevanten Daten, sofern die Systeme richtig evaluiert, implementiert und eingesetzt werden.
Digitale Diktate werden oft per E-Mail oder File Transfer übermittelt. Solche Versandmechanismen bieten zwar gegenüber der physischen Bereitstellung per Kassette diverse Vorteile, jedoch sind im Arbeitsablauf nach wie vor verschiedene manuelle Eingriffe erforderlich, um das Diktat der richtigen Person oder Personengruppe zuzustellen. Effizienz, Sicherheit und Vertraulichkeit leiden darunter.
Vorteil Diktatmanagement
Wenn beispielsweise ein Arzt ein digitales Diktiergerät ohne Diktatmanagement-Software einsetzt, so muss das Diktiergerät zuerst an den PC angeschlossen, die Dateistruktur geöffnet und das Diktat anschliessend manuell in den richtigen Ordner verschoben werden. Alternativ dazu wird ein E-Mail geöffnet und das Diktat manuell angefügt. Dieser Prozess beansprucht Zeit, eine Statusinformation des Diktats ist nicht möglich und die richtige Zustellung ist nicht immer gewährleistet. Das Sekretariat andererseits hat keine Übersicht über die pendenten und dringenden Diktate und muss die Diktate manuell verwalten, wiederum ohne Statuskontrolle.
Eine Diktatmanagement-Software wie Winscribe bietet hingegen Workflow-Funktionen, welche den Diktat-Prozess automatisieren und damit die tägliche Verwaltung und Abschrift der Diktate stark vereinfachen. Sobald beispielsweise ein Arzt das Diktat diktiert hat, stellt er sein Gerät auf die Docking-Station und das Diktat wird gemäss den Informationen zu Benutzer, Arbeitsarten, Vertraulichkeit und Dringlichkeit den richtigen Personen oder der richtigen Person zugewiesen. Der Versand erfolgt automatisch, ohne Eingriff des Autors oder des Sekretariats. Aufnahme und Versand der Diktate kann auch mittels anderen Eingabegeräten wie iPhone, BlackBerry oder Android-Smartphones erfolgen. Die Diktate werden an den zentralen Winscribe-Server gesandt und ohne Zeitverzögerung an das richtige Sekretariat zugestellt. Die Organisationsstruktur der Klinik oder Abteilung werden durch die in der Software enthaltenen Workflow-Definitionen abgebildet. Das Sekretariat wird auf Wunsch informiert, sobald ein neues Diktat eintrifft und erhält in der Diktatmanagement-Software laufend einen aktuellen Überblick der zu bearbeitenden Diktate.
Ausserdem können Ausnahmen im Arbeitsablauf berücksichtigt werden. So kann das Diktat zum Beispiel automatisch weitergeleitet werden, wenn die Person im Sekretariat nicht verfügbar ist. Es ist ebenfalls möglich, Diktate zwischen Personen oder Personengruppen dynamisch zu verteilen, was vor allem bei unterschiedlicher Arbeitsauslastung die Effizienz unterstützt. Solche Workflow-Definitionen können im System vordefiniert werden. Alternativ lassen sich die Diktate je nach Arbeitssituation weiter- oder umleiten. Für Autoren, Sekretariate oder Administratoren sind für eine optimale Übersicht verschiedene Benachrichtigungen, Statusberichte oder Auswertungen abrufbar.
Fazit
Zusammengefasst bietet die Diktatmanagement-Software eine verbesserte Arbeitseffizienz und höhere Produktivität in der Berichtserstellung. Das digitale Diktieren bringt erst dann den vollen Nutzen, wenn eine geeignete Diktatmanagement-Software eingesetzt wird, welche die organisatorischen Anforderungen optimal abdeckt.
