Eine Kategorisierung von digitalen Diktiersystemen und Diktiergeräten
1. Oktober 2009, geschrieben von Reto Heusser
Bei der Suche nach digitalen Diktiersystemen fällt schnell auf, dass einige wenige Namen den Markt dominieren. So sind Olympus, Philips und Grundig bekannt als etablierte Hersteller im Nischenmarkt für digitale Diktiergeräte. Trotz weniger Marken bietet sich dem Anwender eine relativ grosse Auswahl an verschiedenen Modellen. Bei der Auswahl des Produkts ist es von Wichtigkeit, sich über den Einsatzbereich des Gerätes im Klaren zu sein. Zweck des vorliegenden Artikels ist es, relevante Unterscheidungsmerkmale zwischen Produktkategorien aufzuzeigen und Entscheidungshilfen für die richtige Produktwahl zu geben.
Bei digitalen Diktiergeräten kann grob zwischen drei Kategorien unterschieden werden: Es sind dies die professionellen Diktiersysteme für den Einsatz in dokumentationsintensiven Bereichen, die semiprofessionellen Diktiersysteme für Gelegenheitsdiktierer sowie einfache Audioaufnahmegeräte („Notetaker“ oder „Voice Tracer“) für die Aufnahme von kurzen Interviews, Ideen, Notizen und Aufgaben.
Zweck des Diktiersystems
Die Definition des Einsatzzwecks ist für die Auswahl des geeigneten Diktiersystems von grosser Bedeutung, unterscheiden sich doch die Produkte für verschiedene Anwendungsbereiche deutlich. Ein häufiger Einsatzbereich ist die Aufzeichnung und anschliessende Transkription von umfangreichen Schriftdokumenten. Eine andere Anwendung ist die Aufnahme von Interviews, Besprechungen oder Konferenzen. Des Weiteren werden Diktiergeräte für die Aufnahme von Notizen, Ideen oder Aufgaben eingesetzt, wobei diese Ton-Aufzeichnung in der Regel keiner Weiterverarbeitung bedürfen. Im Artikel „Evaluation und Nutzen des geeigneten System“ wird zudem vertieft auf die zentralen Aspekte bei der Auswahl des Diktiersystems eingegangen.
Funktionalität
Abgeleitet vom Einsatzbereich des Diktiergeräts wird deutlich, welche Funktionen ein Diktiergerät abdecken muss, um den grösstmöglichen Nutzen zu erreichen. Dabei werden wichtige Unterschiede zwischen professionellen und semiprofessionellen Diktiersystemen sowie einfachen Aufnahmegeräten deutlich. Professionelle Diktiersysteme, beispielsweise Olympus DS-5000 oder Philips DPM 9600, ermöglichen eine einfache und intuitive Bedienung für Vieldiktierer, verschlüsselte Aufnahme im qualitativ hochstehenden und komprimierten DSS Pro Format, Eingabe von Arbeitsarten und z.B. Patienten- oder Mandanten-ID und werden mit passendem Zubehör wie Download- und Ladestation sowie einer Diktatverwaltungssoftware geliefert, um Diktate automatisch dem richtigen Sekretariat zuzustellen und diese dort zu transkribieren. Semiprofessionelle Geräte wie beispielsweise das Olympus DS-2400 oder das Philips DPM 9370 bieten hingegen keinen Schiebeschalter, keine Docking-Station, eine nur eingeschränkte Akkuladung und keine Dateiverschlüsselung. Einfache Aufnahmegeräte aus dem Consumer-Bereich der Hersteller eignen sich aufgrund der Handhabung und der limitierten Arbeitsmöglichkeiten nicht fürs Diktieren, sondern nur für kurze Audioaufnahmen im Alltag.
Ausbau- und Integrationsfähigkeit
Ein wichtiges Kriterium stellt die Anforderung nach der Ausbaubarkeit des Diktiersystems dar. So ist beispielsweise Spracherkennung eine übliche Ausbaustufe eines professionellen digitalen Diktiergeräts. Die Texte werden diktiert und im Anschluss durch eine Spracherkennung automatisch in Text umgesetzt, wodurch nur noch Korrekturen am Text nötig sind. Die Produkte der professionellen Reihe, etwa von Olympus oder Philips, ermöglichen eine hohe Flexibilität, das System später durch Spracherkennung auszubauen, dieses in eine Branchensoftware zu integrieren oder mit einer netzwerkbasierenden Diktatmanagementlösung wie WinScribe zu verwenden. Semiprofessionelle Systeme und Consumer-Geräte haben im Vergleich dazu eine kürzere Lebensdauer und deren Möglichkeiten sind in Bezug auf Ausbaubarkeit stark eingeschränkt.
Fazit
Diktiersysteme ermöglichen einen erheblichen Produktivitätsgewinn in der Informationserfassung und -verarbeitung, sowohl für private als auch für professionelle Anwender. Für die einfache Aufnahme von Interviews, kleinen Besprechungen oder Notizen eignen sich einfache Audioaufnahme-Geräte wie etwa das Olympus DS-75 oder DS-65, welche eine hohe Aufnahmequalität und dadurch komfortables Abhören oder Protokollieren ermöglichen. Zur sporadischen Verwendung, beispielsweise das gelegentliche Diktieren eines Briefes, empfiehlt sich der Einsatz eines semiprofessionellen Systems wie etwa Olympus DS-2400 oder Philips DPM 9370. Im Gegensatz zu semiprofessionellen Systemen und einfachen Aufnahmegeräten bieten die professionellen Produkte eine Diktatverwaltungssoftware für den Netzwerkbetrieb, einen Schiebeschalter zur einfachen Bedienung, den komprimierter und verschlüsselten DSS Pro Dateistandard zur sicheren Datenübertragung sowie wechsel- und erweiterbare Speichermedien und die Möglichkeit der Akkuladung für hohe Flexibilität und Verfügbarkeit. Vor allem in dokumentationsintensiven Bereichen, etwa im Gesundheits- oder Rechtswesen, ist der Einsatz eines professionellen Diktiergeräts, wie beispielsweise das Olympus DS-5000 oder Philips DPM 9600, mit entsprechender Verwaltungssoftware sinnvoll. Dadurch gelingt es, die Arbeitsverteilung und –auslastung zwischen Autor und Sekretariat deutlich zu optimieren, die Effizienz und Produktivität zu erhöhen und dadurch Kosten einzusparen.
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